Trabajando independiente de forma legal desde Costa Rica
Cuando hablamos de ser trabajador independiente nos referimos al hecho de no tener una relación laboral con el empleador sino de prestar servicios (profesionales) a otra persona o compañía. De esta forma el trabajador independiente (popularmente conocido como Freelancer) tiene la posibilidad de negociar su tarifa, organizar su propio horario y trabajar para las compañías que considere conveniente de acuerdo con sus propios parámetros.
Un tema aparte pero tristemente común es que en algunas empresas se ofrezca a los empleados trabajar bajo la modalidad de servicios profesionales pero aún con las condiciones de una relación laboral: horario, ubicación de trabajo, subordinación, etc. De hecho en tecnología es muy común y aunque no esté contemplado exactamente dentro de la legalidad, es algo que muchas veces se acepta bien sea por desconocimiento o por necesidad.
El objetivo de este artículo es ayudar a quienes inician como trabajadores independientes en Costa Rica y quieren hacerlo todo dentro del marco legal; para ello se explorarán posibles razones para optar por esta vía así como qué implica esto, algunos tips para organizarse de forma exitosa basado en mi propia experiencia y una reflexión final sobre el tema.
¿Por qué ser trabajador independiente en Costa Rica?
El expuesto anteriormente aunque no debería es a veces un motivo por el cual una persona opta por esta modalidad. Otras razones podrían ser porque ha decidido probar suerte a modo de emprendimiento unipersonal, también porque se quiere conformar una base de clientes con miras a un futuro emprendimiento. Otra razón que por ejemplo fue mi caso particular: una oportunidad de trabajo remoto con una empresa sin presencia en el país. Realizar dicho trabajo de esta manera permite que tanto la empresa no tenga que enredarse con la legislación costarricense ni usted como individuo tenga que complicarse con la legislación donde se ubica dicha empresa.
Sea cual sea el motivo por el que se desea ser trabajador independiente, es importante tener en cuenta qué implica realmente eso en Costa Rica si se desea hacer de manera legal y es lo que se abordará a continuación.
¿Qué implica ser trabajador independiente en Costa Rica?
Mi intención no es desalentar a nadie, simplemente mostrar la realidad tal cual es y esta es un poco compleja en Costa Rica; así que para abordarla la dividiré de la siguiente manera:
- Inicio de la actividad económica: los pasos que deben tomarse al iniciar la actividad generadora de ingresos.
- Proceso permanente de la actividad económica: acciones que deben realizarse durante todo el tiempo que usted realice dicha actividad económica.
Inicio de la actividad económica
Antes de iniciar la actividad económica, el trabajador independiente debe inscribirse como profesional liberal ante la Dirección General de Tributación de forma que pueda generar facturas por los servicios brindados. Además, debe inscribirse ante la Caja Costarricense de Seguro Social como Trabajador Independiente para cotizar ante la seguridad social.
Inscripción ante Tributación
Esto se realiza desde el portal de ATV a través de la Declaración de Inscripción ante el Registro Único Tributario. Para ello, debe seguir las instrucciones descritas en este documento.
Inscripción como Trabajador Independiente ante la CCSS
Estar afiliado como trabajador independiente ante la CCSS es un requisito legal de todo trabajador independiente en Costa Rica. Helen Bogantes realizó un artículo muy completo al respecto.
Mi experiencia en este proceso fue la siguiente:
- Retiré el formulario en físico en la sucursal
- Llené el formulario en mi casa tomando en consideración ingresos y egresos
- Esperé a tener mi primer factura
- Fui a la oficina con los documentos requeridos
Nota: en mi caso yo llevé el contrato por servicios profesionales que tenía, pero este estaba en inglés y me lo pidieron en español. Lo traduje yo mismo y llevé ambos y ya lo aceptaron.
Más información al respecto del proceso en la página oficial de la CCSS. En la lista de preguntas frecuentes puede encontrarse los porcentajes de pago basados en los rangos de los ingresos de referencia (resultado de ingresos menos egresos).
Durante la actividad económica
Es necesario realizar factura electrónica para consignar los pagos. Si la empresa a la que se le trabaja tiene presencia en el país, le pedirán las facturas para justificar los gastos; sino la tiene, usted probablemente la necesite para justificar los movimientos de ingreso de dinero al país.
Para realizar las facturas, dependiendo del volumen de facturación que usted realice, puede utilizar la herramienta gratuita del Ministerio de Hacienda o alguna otra de su preferencia. Recuerde que algún cambio en este aspecto debe consignarse con una Declaración de Actualización del Registro Único Tributario.
Si su cliente está en Costa Rica, debe incluir el 13% del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) salvo para las ventas incluidas como exenciones o no sujeciones explicadas en la ley de impuesto sobre la renta. Si por el contrario, usted está exportando servicios profesionales, de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 9635, usted está exento de recaudar este tributo.
Además, mensualmente debe realizar la declaración del IVA; para ello debe rellenar el formulario D104–2 donde consigne las ventas y compras sujetas o no al IVA. Si el volumen de facturación es alto, es posible que se requiera apoyo de un contador para realizar dicha declaración.
Desde el tercer año que usted está inscrito en tributación debe realizar pagos parciales de renta cada trimestre. Esto se calcula con base en las declaraciones de renta de los dos años anteriores. El pago se puede realizar a través de las plataformas del banco (al igual que los pagos del IVA).
Recuerde pagar la seguridad social cada mes. De no hacerlo, tendrá que pagar recargos por mora y después de 59 días de no pago entrará a cobro judicial. Este pago también puede realizarse desde las plataformas en línea de los bancos.
Al finalizar cada año fiscal debe realizarse la declaración de renta y la declaración informativa de resumen de clientes y proveedores. El final del año fiscal anteriormente era en septiembre; a partir de este año es en diciembre, por lo que este año, el año fiscal es de 15 meses. La declaración informativa (D151) se realiza a través del programa Declara7 y es un poco complejo de instalar (obviamente sólo sirve en Windows); así que tome en cuenta el tiempo que esto va a tomarle. La declaración de renta (D101) se realiza a través del portal ATV. En esta se consigna el monto total de salarios recibidos (casilla 46 bis), el monto total de las facturas realizadas y el monto total de gastos deducibles (si no tiene facturas, este puede ser de hasta un 25% del ingreso bruto). Helen Bogantes también tiene un artículo muy bueno al respecto.
Es decisión de cada persona si maneja la contabilidad por sí mismo o si requiere los servicios de un contador; para ello, debe considerar el volumen de transacciones que se realizarán a lo largo del año, la complejidad de las mismas y si quiere dedicar el tiempo necesario para realizar todos los trámites que esto involucra.
Tips para organizarse como profesional independiente
Basado en mi experiencia, la siguiente es una lista de mis recomendaciones al empezar a ser profesional independiente.
Realizar una estimación de los ingresos anuales por facturas
Esto permitirá realizar una estimación del impuesto sobre la renta y permitir establecer un porcentaje de ahorro por concepto de este impuesto, de forma tal que al llegar el momento de pagar no se tenga que “correr” a buscar el dinero.
Realizar una estimación de los ingresos anuales por salarios
Si recibe (o recibió) salarios, realizar una estimación de los mismos le permitirá tomar esto en cuenta a la hora de estimar el porcentaje de impuesto sobre la renta.
Realizar ahorros para aguinaldo y vacaciones
Si por su relación laboral no recibe ingresos por concepto de aguinaldo y vacaciones, debería realizar un ahorro para pagarse estos rubros y poder disfrutarlos sin afectar su flujo de ingresos habituales.
Otros tips
Es común que al trabajar con facturas, estas no se paguen inmediatamente sino en un tiempo establecido usualmente por quien recibe el servicio. Esto comúnmente se conoce como NET D y puede ser NET10, NET15, NET30 o NET60; siendo el número la cantidad de días que pasarán desde el momento en que se realiza la facturación y el momento en que se debe esperar recibir el dinero. Es importante tener estos términos claros al momento de iniciar para poder planificar la transición si se está pasando de asalariado a solamente trabajador independiente.
Template de Spreadsheet
Para poder realizar este cambio, realicé un spreadsheet que me ha ayudado a organizarme. Una versión de este que puede servir como template para su propio spreadsheet la puede encontrar en este enlace.
Conclusiones
El cambio de asalariado a trabajador independiente puede ser complicado al inicio, pero si se hace por una buena oportunidad y económicamente vale la pena, es una muy buena opción a considerar; sin embargo, se debe ser bastante organizado para no morir en el intento.
Si después de leer este artículo tenés alguna duda, será un gusto tratar de ayudarte :)
